很多時(shí)候,我們表達(dá)的目的,不是為了讓自己說的開心,而是讓聽的人清楚。
那如何表達(dá),才能讓對(duì)方更容易理解,更快抓住重點(diǎn)。
— 1 —先看一個(gè)場景。年終了,你要向老板匯報(bào)工作,你非常緊張,連夜準(zhǔn)備了40多張PPT?墒堑诙靺R報(bào),你剛講了2頁,就感覺到老板有點(diǎn)不耐煩了。你講到第5頁的時(shí)候,他打斷你說:不要講PPT了,你還是直接說重點(diǎn)吧。你當(dāng)場就懵了,杵在那里,站也不是,坐也不是。講也不是,不講也不是。為什么會(huì)這樣?老板不滿意,真是因?yàn)槟愕膱?bào)告中“沒有重點(diǎn)”嗎?你可能會(huì)很委屈:我說的都是重點(diǎn)啊!老板不滿意,可能不是你的報(bào)告“沒有重點(diǎn)”,而是你的表達(dá)沒有結(jié)構(gòu);靵y的陳述中,他抓不到重點(diǎn)。比如下面這張圖。左邊是你零散的想法,零零碎碎,毫無頭緒。
在這種狀態(tài)下,很有可能你說了一個(gè)小時(shí),還在其中一兩個(gè)點(diǎn)徘徊,繞來繞去就是繞不到重點(diǎn)上。
這時(shí)候,對(duì)方就會(huì)很著急,你怎么就說不到重點(diǎn)上呢。那怎么才能讓人抓住重點(diǎn)?表達(dá)要有結(jié)構(gòu)。這其實(shí)涉及到一種能力,結(jié)構(gòu)化思維能力。什么是結(jié)構(gòu)化思維?結(jié)構(gòu)化思維,就是我們?cè)诮鉀Q問題,溝通表達(dá),匯報(bào)工作,甚至在寫文章的時(shí)候,能夠快速梳理出一個(gè)結(jié)構(gòu)或者框架,把雜亂無章的信息結(jié)構(gòu)化。像上圖這樣,在零散的想法中梳理出一個(gè)結(jié)構(gòu)。通過梳理,歸納,提煉,讓你的表達(dá),從無序到有序,從雜亂無章到結(jié)構(gòu)完整。這樣做的目的,就是說話有邏輯,表達(dá)有結(jié)構(gòu)。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候,我們表達(dá)是有訴求的。比如傳遞一個(gè)信息,比如達(dá)成某種共識(shí),或者解決一個(gè)問題。
所以,你的目的不是為了讓自己說的開心,而是讓聽得人清楚。
— 2 —所以,結(jié)構(gòu)化思維也是非常重要的工作能力。除了溝通,它對(duì)協(xié)作、解決問題都有很大的幫助。我舉個(gè)例子。很多人都有這樣一種感受,平時(shí)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。一到匯報(bào)就犯愁,各種想法千頭萬緒,就是說不到點(diǎn)上?吹饺思覅R報(bào)思路清晰,邏輯嚴(yán)謹(jǐn),結(jié)構(gòu)完整,非常羨慕。為什么會(huì)這樣呢,因?yàn)楸磉_(dá)沒有結(jié)構(gòu),顯得混亂無序,抓不住重點(diǎn)。結(jié)構(gòu)化思維,其實(shí)是可以通過訓(xùn)練獲得的。怎么訓(xùn)練呢?得到老師李忠秋在《有效訓(xùn)練你的結(jié)構(gòu)化思維》里提出過清晰表達(dá)四原則。第一個(gè)原則,是論。什么意思呢,就是表達(dá)的時(shí)候,可以嘗試結(jié)論先行。每一次表達(dá),最好只有一個(gè)主題思想,一個(gè)觀點(diǎn),解決一個(gè)重要問題。而且最好出現(xiàn)在開頭。就像是一篇文章的標(biāo)題,這是對(duì)你要表達(dá)的內(nèi)容的高度提煉和總結(jié),讓對(duì)方一開始就知道你的重點(diǎn)是什么。第二個(gè)原則,證。就是以上統(tǒng)下。有論點(diǎn),就要有論據(jù)。有結(jié)果,就要有原因。所以開頭拋出一個(gè)結(jié)論或一個(gè)觀點(diǎn)。下一步就是去論證這個(gè)觀點(diǎn)。比如,你去匯報(bào)工作,你說我們部門2月份業(yè)績表現(xiàn)不錯(cuò),這是一個(gè)結(jié)論。接下來你就要通過數(shù)據(jù)或客觀事實(shí)來論證,為什么不錯(cuò)。為什么呢?因?yàn)楦?月份相比,收入同比增長了30%。第三個(gè)原則叫類,也就是歸類分組。就是每一組要點(diǎn)必須要屬于同一個(gè)范疇。比如,你買了一堆東西。別人問你買了什么,你是不是得先歸類分組。比如有水果,蔬菜,飲品三大類。再往下呢,水果有哪些,蔬菜有哪些,飲品有哪些。你不能把蔬菜歸在水果里,也不能把飲品歸在蔬菜里。匯報(bào)工作,溝通表達(dá)也是一樣,不能在匯報(bào)A事件的時(shí)候,突然跳到BCD事件。第四個(gè)原則叫比,也就是邏輯遞進(jìn)。什么意思呢,就是每個(gè)點(diǎn),都需要按照一定的邏輯順序來排列。根據(jù)你的主題,在表達(dá)匯報(bào)前,找到一個(gè)邏輯。這個(gè)邏輯就像一條線,把你表達(dá)的內(nèi)容穿起來,層層遞進(jìn),有據(jù)可依。
— 3 —關(guān)于訓(xùn)練結(jié)構(gòu)化思維,《有效訓(xùn)練你的結(jié)構(gòu)化思維》里還有一個(gè)比較有趣的方式,就是“重要的事情說三點(diǎn)”。為什么是三點(diǎn)呢?“三”其實(shí)是給表達(dá)設(shè)定了一個(gè)范圍,相當(dāng)于一種結(jié)構(gòu),有助于你把比較雜亂的信息,按照一定的邏輯,歸納整理。你有沒有發(fā)現(xiàn),很多領(lǐng)導(dǎo)在講話的時(shí)候,都喜歡說,我來說三點(diǎn)。為什么?因?yàn)檫@樣可以讓表達(dá)更清晰,防止你的表達(dá)陷入無邊無際的細(xì)節(jié)。我舉個(gè)例子。你問A,這件事你有什么看法,他滔滔不絕地跟你說了一個(gè)小時(shí)。你的感覺可能是他好像什么都說了,又好像什么都沒說。你問B,他跟你說,這個(gè)問題我有三點(diǎn)看法。第一點(diǎn)是什么,第二點(diǎn)是什么,第三點(diǎn)是什么。你聽完就會(huì)清晰很多。這是因?yàn)樗ㄟ^歸納、整理、提煉,把和你問題相關(guān)的信息,理出了一個(gè)結(jié)構(gòu)。就相當(dāng)于,他在幾個(gè)相互纏繞,亂糟糟的線團(tuán)中,找到了一個(gè)結(jié)構(gòu),然后把理清楚后的線團(tuán)交到你手上。你拿到的已經(jīng)是理好的線團(tuán),紅的,白的,黑的,分好類的線團(tuán)。你也可以用“重要的事情說三點(diǎn)”的方式,歸納、整理和提煉你的想法。比如,關(guān)于一件事,你可以先給出一個(gè)結(jié)論。然后,針對(duì)這個(gè)結(jié)論,找到三個(gè)原因,這些原因之間還要符合“論證類比”的原則。橫向上,要符合“類”和“比”,話題不能有遺漏和疏忽,還要有先后次序;縱向上,要符合“論”和“證”,挖掘思考的深度。很多時(shí)候,你說完“關(guān)于這件事我有三點(diǎn)看法”?赡軙(huì)有幾種情況。第一種情況,正好說三點(diǎn)。第二種情況,說完兩點(diǎn)以后就沒有了。你只能說,我再強(qiáng)調(diào)一下第二點(diǎn)。第三種情況,說完三點(diǎn)以后,發(fā)現(xiàn)還有兩點(diǎn)特別重要,你只能說我再補(bǔ)充兩點(diǎn)。
所以,“重要的事情說三點(diǎn)”看起來不難,其實(shí)需要你具備很強(qiáng)的結(jié)構(gòu)化思考能力。
最后的話很多時(shí)候,我們表達(dá)是有訴求的。比如傳遞一個(gè)信息,比如達(dá)成某種共識(shí),或者解決一個(gè)問題。所以,你的目的不是為了讓自己說的開心,而是讓聽的人清楚。溝通表達(dá),匯報(bào)工作,怎么讓對(duì)方快速抓住重點(diǎn)。
你需要具備結(jié)構(gòu)化思考的能力。通過歸納、整理、提煉,把雜亂無章的信息結(jié)構(gòu)化。關(guān)于結(jié)構(gòu)化思維,有一些可供參考的方法。比如,清晰表達(dá)四原則:論。證。類。比。論。就是結(jié)論先行。證。就是以上統(tǒng)下。類,也就是歸類分組。就是每一組要點(diǎn)必須要屬于同一個(gè)范疇。比,就是邏輯遞進(jìn)。比如,重要的事情說三點(diǎn)。重要的事情說三點(diǎn),其實(shí)給表達(dá)設(shè)定了一個(gè)范圍,有助于你把比較雜亂的信息,按照一定的邏輯,歸納整理。